Wprowadzenie
Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak skutecznie przeprowadzić ważny projekt w firmie? Niezależnie od tego, czy chodzi o budowę nowego zakładu, wdrożenie systemu informatycznego czy przeprowadzenie zmiany organizacyjnej, kluczem do sukcesu jest odpowiednie podejście. W tej serii artykułów przedstawimy, jak wykorzystać metodę łańcucha krytycznego (Critical Chain Project Management, CCPM) do realizacji projektów na czas, w ramach budżetu i z pełną satysfakcją zespołu.
Czym jest metoda łańcucha krytycznego?
Metoda łańcucha krytycznego to podejście do zarządzania projektami opracowane przez dr. Eliyahu Goldratta, twórcę Teorii Ograniczeń (Theory of Constraints, TOC). CCPM koncentruje się na efektywnym zarządzaniu czasem i zasobami, aby zapewnić terminowe ukończenie projektu.
Przykład: W związku z dużym wolumenem zamówień i wyczerpaniem istniejących mocy produkcyjnych, Hager Group, międzynarodowa firma z branży elektrotechnicznej, postanowiła wybudować w okolicach Tychów nowy zakład produkcyjny z docelowym zatrudnieniem ok. 1000 pracowników. Zastosowanie CCPM pozwoliło ukończyć projekt wymagający koordynacji ok. 100 różnych podprojektów w ekstremalnie krótkim czasie 10 miesięcy, oddać budynek przed terminem i w budżecie oraz uniknąć kosztów opóźnienia w wysokości 1 mln euro miesięcznie wynikających z potencjalnie utraconej produkcji. Ten projekt został uhonorowany nagrodą Polish Project Excellence Award 2023 w kategorii Projekty Infrastrukturalne.
Dlaczego czas jest kluczowy w projektach?
W zarządzaniu projektami często mówi się o “trójkącie projektowym”, który obejmuje trzy wymiary:
- Zakres
- Czas
- Zasoby (w tym budżet)
Trójkąt projektowy
Choć wszystkie te elementy są ważne, TOC zauważa, że to właśnie czas często okazuje się najbardziej krytyczny. Dlaczego? W przypadku projektu wewnętrznego, a o takim tu mówimy, główne przyczyny są dwie:
- Utracone korzyści: Opóźnienie projektu oznacza późniejsze czerpanie korzyści z jego rezultatów.
- Kaskadowy efekt: Presja czasu często prowadzi do problemów z budżetem i zakresem.
Przykład: Firma ABC opóźniła wprowadzenie na rynek nowego produktu o 3 miesiące. W rezultacie straciła około 2 miliony złotych potencjalnych przychodów i musiała obniżyć cenę, by konkurować z podobnym produktem wprowadzonym wcześniej przez konkurencję.
Proces pracy nad ważnym projektem
Praca nad każdym większym projektem powinna przebiegać w następujących krokach:
- Analiza przedprojektowa kończąca się udokumentowaniem pomysłu na projekt w postaci pOPp.
- Analiza biznesowa (ocena sensowności realizacji projektu) kończąca się decyzją czy spodziewane korzyści są na tyle duże, by zrównoważyć wymagane nakłady.
- Analiza wykonawcza kończąca się opracowaniem planu projektu na odpowiednim poziomie szczegółowości.
- Zakolejkowanie projektu polegające na podjęciu decyzji, kiedy projekt uruchomić, aby nie przeciążać zasobów organizacji i nie wywoływać złej wielozadaniowości (zławiel).
- Realizacja i nadzorowanie projektu, w trakcie której powstają produkty projektu, których posiadanie ma nam dać spodziewane korzyści.
- Ocena powykonawcza, w wyniku której powstaje raport lessons learned zawierający najważniejsze wnioski z realizacji projektu i rekomendacje na przyszłość.
Uwaga: nieco inny proces obowiązuje w podejściu do uporządkowania środowiska wieloprojektowego, zwłaszcza w sytuacji gdy projekty są realizowane na zlecenie klientów zewnętrznych.
Proces zarządzania jednym projektem
Krok 1. Analiza przedprojektowa
- Zidentyfikuj potrzebę: Co jest impulsem do rozpoczęcia projektu? Może to być:
- problem do rozwiązania,
- szansa do wykorzystania,
- narzucony wymóg (np. nowe regulacje dotyczące przytwierdzania nakrętek do butelek plastikowych).
2. Określ główny cel projektu: Co chcemy osiągnąć? Jakie konkretne korzyści przyniesie projekt? Na ile to tylko możliwe, odwołaj się do istniejących wskaźników (KPI). Jeśli impulsem do rozpoczęcia projektu jest problem, to głównym celem projektu może być osiągnięcie stanu neutralnego (nie ma problemu) lub wręcz pozytywnego (zrealizowanie szansy na ponadprzeciętne wyniki).
3. Znajdź najlepszą odpowiedź na potrzebę uruchomienia projektu:
- Na podstawie zrozumienia sytuacji związanej z wystąpieniem potrzeby, zdefiniuj wstępny zakres projektu, który będzie najlepszą odpowiedzią na zidentyfikowaną potrzebę. Tutaj niezbędna jest wiedza specjalistyczna, doświadczenie oraz, niekiedy, użycie narzędzi myślowych TOC (chmura, drzewo stanu obecnego).
- Oszacuj z grubsza czas i zasoby (orientacyjnie, bez tworzenia zobowiązań).
- Zidentyfikuj kluczowe założenia, na których opierasz swoją rekomendację osiągnięcia celu poprzez wdrożenie takiego, a nie innego zakresu.
4. Wyniki pracy udokumentuj w postaci zwięzłego opisu projektu:
- Powód realizacji projektu;
- Cel do osiągnięcia (w tym: zmieniany wskaźnik, wartość bieżącą i docelową, czas osiągnięcia wartości docelowej);
- Główne działania (w tym: zakres projektu, szacowane zasoby, szacowany czas realizacji działań w projekcie);
- Kluczowe założenia, na których opiera się wybór takiego a nie innego sposobu osiągnięcia celu projektu.
Przykład pOPp:
POWÓD: Brakuje nam powierzchni produkcyjnej w Europie Wschodniej do realizacji celów sprzedażowych.
OSIĄGNĄĆ: Zwiększenie wolumenu sprzedaży (liczba sztuk) z X obecnie do Y docelowo do końca 2024.
POPRZEZ: Wybudowanie w PL nowego zakładu i uruchomienie nowych linii za około 50 mln EUR w ciągu 12 miesięcy od podpisania kontraktu z wykonawcą.
PONIEWAŻ:
- Czas realizacji innymi metodami (np. Joint Venture) wydłuża czas o 2 lata, a 1 miesiąc kosztuje 1 mln EUR.
- Nie Chiny, bo wyroby mają być dostarczane szybko do Klientów (lead time).
- Nie FR i DE, ponieważ zbyt są tam wysokie koszty ludzkie.
Kolejne kroki
Po przygotowaniu wstępnej koncepcji projektu, kolejnymi krokami są:
- Analiza biznesowa: Szczegółowe określenie korzyści i kosztów projektu
- Analiza wykonawcza: Planowanie realizacji z wykorzystaniem metody łańcucha krytycznego
- Zakolejkowanie projektu: Odpowiednie ustalenie daty rozpoczęcia projektu dla uniknięcia zławiel w organizacji.
- Realizacja i nadzorowanie projektu: “Główne danie” zarządzania projektem.
- Ocena powykonawcza: Wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
Te tematy omówimy szczegółowo w kolejnych częściach serii.
Podsumowanie
Skuteczne zarządzanie projektami wymaga właściwego przygotowania i skupienia na kluczowych czynnikach sukcesu. Metoda łańcucha krytycznego oferuje narzędzia, które pomagają zrealizować projekty na czas, w ramach budżetu i z pełną satysfakcją zespołu. W kolejnych artykułach zagłębimy się w szczegóły tej metody i pokażemy, jak stosować ją w praktyce.
Zainteresowanych pogłębieniem wiedzy zapraszamy do lektury:
- Efrat Goldratt-Ashlag. “Zasady zarządzania przepływem pracy wg Goldratta”
- Eliyahu Goldratt. “Łańcuch krytyczny: Projekty na czas”
- Thomas Corbett. “Finanse do góry nogami: Zdroworozsądkowa rewolucja w rachunkowości”
Wszystkie powyższe pozycje dostępne są w wydawnictwie MINT Books.
Autor: Marek Kowalczyk, MANDARINE Project Partners
